Ce qu’il faut rechercher chez les fournisseurs d'événements | Partie 2

Le choix des bons fournisseurs pour votre événement est essentiel. Le choix de vos partenaires n'a pas seulement un impact sur votre budget, mais aussi sur l'aspect et la convivialité de votre événement, l'expérience que vos clients et visiteurs auront, votre emploi du temps etc… En bref, vos partenaires jouent un rôle important dans le succès de votre événement et, par extension, dans le vôtre. Voici trois conseils d'un fournisseur d'événements centenaires, destinés à vous aider à choisir les partenaires qui assureront votre succès et celui de votre événement.

Nos trois principaux conseils pour sélectionner les fournisseurs d'événements parfaits :

Choisir un partenaire

1. qui vous donnera les meilleurs conseils possibles et qui sera centré sur vos objectifs
2. en qui vous pouvez avoir confiance pour apporter une solution sûre à vos besoins
3. qui vous permettra d'avoir du temps libre, afin que vous puissiez exceller dans ce que vous faites

Faites-le, et vous verrez vos chances de réussite augmenter de façon exponentielle.

Conseil n° 2

Le spectacle DOIT continuer

Attendez-vous à tout de la part de vos fournisseurs

Lorsque vous recherchez des hébergements, que ce soit pour un événement à l'échelle nationale ou régionale, travaillez toujours avec un partenaire en qui vous pouvez objectivement avoir confiance pour faire le travail en toutes circonstances, afin que "le spectacle" puisse toujours se poursuivre. Ce conseil s'adresse aux fournisseurs d'espaces temporaires, mais nous pensons que les principes de base s'appliquent à presque tous les types de fournisseurs.

Quelles que soient les conditions météorologiques, les défis infrastructurels, les circonstances imprévues ou les problèmes liés à l'état du site, le spectacle doit se poursuivre. Entre les fournisseurs de structures temporaires pour les événements et les expositions, qu'il s'agisse d'une suite d'accueil complète ou d'une tente de restauration, il existe des écarts (parfois importants) dans la qualité des produits proposés et dans le niveau d'expérience et d'adaptabilité du responsable de clientèle et de l'équipe chargée d'installer les structures sur le site.

Poser les bonnes questions

Pour vous assurer que le fournisseur auquel vous vous adressez peut livrer les solutions proposées dans les délais prévus ET que ces solutions respectent les normes en vigueur en matière de sécurité, vous devez leur poser immédiatement quelques questions.

• Veuillez m'envoyer un aperçu de vos certifications et qualifications, tant pour les produits que vous avez l'intention d'utiliser que pour votre entreprise dans son ensemble. [Pour les fournisseurs d'espace :] Pouvez-vous également nous faire part de vos calculs statiques ?
  
  
• Pouvez-vous me donner des informations spécifiques sur le lieu de développement et de production de vos produits, et par qui ?
  
  
• Pouvez-vous me fournir des exemples de produits utilisés dans un cadre et un lieu similaires ?

Pourquoi ? Parce qu'en ce qui concerne les bâtiments temporaires (ou "tentes"), vous devez vous assurer que votre fournisseur possède l'expérience et la qualité de produit nécessaires pour garantir que le site est sûr à tout moment et qu'il sera livré dans les délais et selon le budget défini.

'Choisissez un partenaire qui vous donnera la tranquillité d'esprit de savoir que votre événement aura lieu, quoi qu'il arrive'

Ces exemples devraient vous apporter la tranquillité d'esprit

Les exemples suivants de normes de qualité vérifiables vous apporteraient-ils la tranquillité d'esprit, lorsqu'ils sont fournis par votre partenaire prévu ? Nous pensons que oui, mais jugez par vous-même.

"Notre entreprise est l'un des plus grands fournisseurs de solutions événementielles au monde et est certifiée ISO 9001 (gestion de la qualité), ISO 14001 (gestion de l'environnement) et EN 13782, ce qui signifie que nous avons des manuels de construction, des calculs statiques et toutes les certifications connexes à votre disposition pour inspecter et appuyer d'éventuelles demandes de permis. Nous pouvons garantir les normes de sécurité les plus élevées pour votre projet et nos solutions proposées sont garanties conformes aux règles et réglementations locales".

En voici une autre, qui concerne la qualité des produits : "Toutes nos structures sont conçues et fabriquées avec soin et attention pour répondre aux normes de qualité les plus élevées. Elles sont développées et fabriquées en Allemagne, ce qui signifie que les processus de production de nos tentes et de nos halls respectent les réglementations allemandes strictes, et que nos produits représentent le plus haut niveau de qualité et de fiabilité dans le monde entier. ”

Et pourquoi pas celui-ci ? "Nous disposons en permanence d'un vaste stock mondial de plus de 700 000 m2, ce qui nous permet de garantir un niveau de qualité toujours identique et d'être suffisamment flexibles pour faire face à tout changement de dernière minute. ”

Il est essentiel de trouver des fournisseurs qui ont l'expérience requise pour livrer, quelles que soient les circonstances. "Nous sommes un partenaire expérimenté qui connaît et qui a relevé les défis logistiques d'événements de toutes formes et de toutes tailles, allant de Wimbledon et du Mobile World Congress à des événements locaux et des salons professionnels. Nous pouvons travailler selon un calendrier serré, nous pouvons faire face à des circonstances imprévues et nous avons toujours un plan B, car nous avons plus de 100 ans d’existence, et avec l'âge vient l'expérience. ”

Alors, encore une fois : cela vous apporterait-il la tranquillité d'esprit ?

Viser l'or - appliquer les normes olympiques à votre événement

Vous l'avez probablement deviné, mais toutes les déclarations ci-dessus s'appliquent à nous, Losberger De Boer. Juste pour dire... Saviez-vous que grâce à nos normes de qualité élevées, nous sommes l'un des rares fournisseurs de structures temporaires autorisés à construire pour les Jeux olympiques de Tokyo, dans une région connue pour ses violents tremblements de terre et ses inondations ? Si vous voulez être sûr que votre événement se poursuivra et que vous avez fait tout ce qui est en votre pouvoir pour garantir la sécurité de tous les participants, vous pouvez commencer par appliquer ces "normes olympiques" en termes d'intégrité de la structure et de respect de la santé et de la sécurité à votre propre événement. Même si vous ne nous choisissez pas, vous devriez toujours viser l'or. N'attendez que le meilleur de vos fournisseurs.

Témoignage

"Losberger De Boer s'est révélé être un partenaire fiable. Ses solutions temporaires de haute qualité offrent la même qualité que les sites existants".

Maurits van der Sluis, COO RAI Amsterdam, le plus grand site d'exposition aux Pays-Bas.

Conseils n° 1 et 3

Veillez à consulter les conseils n° 1 (pour trouver un partenaire qui vous offre des conseils et qui se concentre sur vos objectifs) et n° 3 (pour choisir un partenaire qui vous fera gagner du temps - et ne vous en coûtera pas) également !