Onze klanten vertrouwen op ons voor hun planning

De IBC, ofwel de International Broadcasting Convention, is één van de grootste vakbeurzen ter wereld. Na enkele jaren van forse groei, oversteeg het vereiste vloeroppervlak zelfs de maximale capaciteit van de RAI, het grootste beurs- en congrescentrum van Nederland. Onze klant schakelde ons in om hen te helpen de IBC te behouden voor de RAI door hen voldoende high-end beursruimte te bieden.

Uiteindelijk leverden wij 10.000 m2 extra beursruimte op, die volledig geïntegreerd was met de bestaande gebouwen en die standhouders dezelfde mate van comfort en kwaliteit bood. We blikken samen met projectleider Eva Berkhout terug op deze bijzondere opdracht.

Veel maatwerk en extra calculaties
“Dit project kende meerdere grote uitdagingen”, begint Berkhout. “De eerste was de vraag beantwoorden hoe we het nieuwe beursterrein naadloos konden laten aansluiten op de bestaande gebouwen. We konden dit niet bereiken door simpelweg tegen de RAI aan te bouwen. Uiteindelijk hebben we ervoor gekozen om deels over de RAI heen te bouwen, wat bepaald niet standaard is. We moesten hiervoor een nieuw stuk structuur ontwikkelen, die aan kon sluiten op de luifel, zodat onze beursruimte echt 100% kon worden geïntegreerd. Het was voor de klant van groot belang dat bezoekers niet door hadden dat ze een tijdelijke ruimte binnenliepen en dat standhouders exact hetzelfde kwaliteitsniveau kon worden geboden.”

Ook voor het koppelen van de bestaande en nieuwe hal moesten diverse onderdelen op maat worden aangepast. Daarnaast zorgde de aanwezigheid van een ondergrondse parkeergarage voor extra hoofdbrekens. “De draaglast moet volledig helder zijn, dus daar hebben we extra berekeningen op losgelaten. Het kraanplan moest worden aangepast, omdat we niet met zware kranen boven die parkeergarage konden rijden. Dit zijn wel de momenten waarop je blij bent dat we naast een ervaren projectteam ook zeer veel technische kennis ‘in-house’ hebben.”

Bouwen op een druk plein
De locatie zelf bood het team van Losberger De Boer ook enkele praktische uitdagingen. De RAI ligt immers aan een publiek plein in een druk deel van de stad, waardoor de beweegruimte van het bouwteam minimaal was. “De aanwezigheid van zoveel publiek zorgt er sowieso voor dat je veel extra voorzorgsmaatregelen moet nemen. Je moet een speciaal veiligheidsplan uitdenken en rekening houden met zaken als afzetting, bewegwijzering en crowd control. Maar de grootste uitdaging zit hem in het gefaseerd aanvoeren van materiaal en het begeleiden daarvan. Je kunt op zo’n locatie niet al je materiaal in één keer laten afleveren. Het gevolg daarvan is dat je ook gefaseerd moet bouwen.”

Uiteindelijk is een klus als deze alleen te klaren met een ervaren team en een enorm strakke planning, weet Eva Berkhout. “Er zijn heel veel variabelen. Wanneer er een lading materiaal geleverd wordt, moet er ook direct gebouwd worden. De aanvoer moet exact kloppen, anders loopt het hele proces vertraging op. Uitlopen is echt geen optie. Maar transport heb je niet altijd in de hand. Toeleveranciers spelen hier ook een belangrijke rol in, ook zij moeten exact op het juiste moment de juiste spullen leveren. Daarom bieden wij ook altijd aan om voor zaken als sanitair en stoffering leveranciers uit ons netwerk in te zetten, omdat we weten dat we hen kunnen vertrouwen. Uiteindelijk is het wel een kunst om binnen een project als dit ook een behoorlijk aantal toeleveranciers te managen. We doen dit om er zeker van te zijn dat het goed komt, maar ook om onze klant te ontzorgen. Een project van deze grootte en complexiteit is net een trein. Wanneer hij gaat rijden, moet alles geregeld zijn. Je kunt niet zo maar onderweg een stop toevoegen zonder vertraging op te lopen. En vertraging is geen optie, want onze projectplanning is verweven met de planning van de organisatie. Zij leunen hiervoor ook op ons. Onze planning moet goed zijn en we moeten die planning ook halen, anders komt de klant zelf ook in de problemen. Gelukkig hebben wij hier veel ervaring mee. Ik durf te stellen dat je een klus als dit ook niet kunt volbrengen zonder een heel ervaren team.”

Direct inspringen bij calamiteiten
Als projectmanager is Eva altijd op locatie tijdens de bouw. Want hoe strak de planning ook is en hoe goed de voorbereiding ook is, er kan altijd iets gebeuren. “Dan moet ik direct in kunnen springen. Er kan altijd iets misgaan. Een verkeersongeluk kan je transport verstoren, maar ook het weer kan roet in het eten gooien.” Tijdens een cruciale fase van dit project, namelijk het moment waarop het team het dak op de structuur moest hijsen, ging het sneeuwen. “We konden dus niet kranen, maar het dak moest er wel op. We hebben toen een groot team verzameld, hebben het juiste moment afgewacht en zijn toen razendsnel het dak sneeuwvrij gaan maken met bezems, zodat we het 100 meter lange dak toch die dag nog op het gebouw konden kranen. Onze mensen hebben die dag veel langer doorgewerkt. Als de planning geen ruimte meer biedt voor flexibiliteit, dan moet je zelf flexibel zijn. Op dit soort momenten prijs je jezelf wel gelukkig dat je met een heel gedreven team kunt werken, dat echt toegewijd is aan een goed eindresultaat.”